Hvad stiller man op med en vanskelig kollega i team’et?

HER FÅR DU to virkelig gode redskaber til at håndtere en hvilken som helst vanskelig kollega i dit team eller på din arbejdsplads.

Læs Malene’s spørgsmål og mit svar :-).

Spørgsmål:

“Hej Søren,

Jeg har erfaringer med, at det kan være en udfordring, hvis et medlem af teamet ikke følger de regler, som teamet har opsat, eller ikke deltager på lige fod med de øvrige – fordi der ikke er interesse.

Det kan også give frustrationer – at ikke alle er lige.

Håber, at du kan bruge mine tanker, og at du måske har en idé til, hvad man stiller op i sådan en situation.

Venlig hilsen

Malene (‘den frustrerede’)”

Svar:

Kære Malene,

1.000 tak for dit virkelig gode spørgsmål :-).

Hvis det kan være en trøst, så kan jeg da starte med at fortælle dig, at du ikke er alene om at have lige præcis den udfordring, hvor der er en vanskelig kollega i et teamsamarbejde.

Men jeg har et par idéer til, hvad man stiller op i sådan en situation.

Du er så høflig og rummelig i din formulering, når du skriver, at det KAN være en udfordring :-).

Det ER en udfordring – for et hvilket som helst team – når der er nogen i team’et, der ‘kører på frihjul’ eller ‘har trukket en badebillet’ og bare overhovedet ikke rykker igennem på de aftalte opgaver.

Det samme gælder i de tilfælde, hvor de heller ikke følger de regler, som team’et oven i købet SELV har opsat.

Eller ikke deltager på lige fod med de øvrige ‘fordi der ikke er interesse’ … eller fordi de måske er knyttet til arbejdspladsen på mere fordelagtige vilkår end andre ansatte, som det nogle gange kan være tilfældet i mindre, familieejede virksomheder.

Den slags giver altid frustrationer.

For det betyder, at det så bliver de mest ordentlige og ansvarlige i team’et, der ‘rydder op’ efter de andre. Og på den måde sørger for, at team’ets fælles opgaver bliver løst.

Og når det sker, så er der ofte ingen, der opdager eller registrerer, at der er noget galt i team’et.

Slet ikke nogen af cheferne eller lederne. De ser bare, at opgaverne bliver løst og reflekterer derfor ikke nærmere over situationen.

Så prisen er altså for høj på flere parametre.

 

Hvad koster det egentlig at have en vanskelig kollega?

For det første giver det urimelig højere arbejdsbelastning for de mest ordentlige og ansvarlige.

For det andet kan den her ‘misforståede’ hjælpsomhed faktisk være medvirkende til at fastholde den urimelige tilstand. Ganske enkelt fordi dem med ‘badebilletter’ aldrig oplever, at lige præcis deres mangelfulde indsats har indflydelse på team’ets samlede resultater.

For det tredje vil der være vigtige informationer om team’ets reelle tilstand og enkeltmedarbejderes reelle bidrag og arbejdsindsats, som aldrig kommer videre til cheferne og lederne. De finder simpelthen aldrig ud af, at der er en lidt vanskelig kollega i team’et.

Og lige præcis dét kan være rigtig slemt. Af den simple grund, at chefer og ledere så ikke bliver forsynet med et retvisende billede af situationen … og derfor træffer dårlige(re) beslutninger på alles vegne.

Og i værste fald giver det også en tilstand af modløshed i team’et.

På et tidspunkt lavede jeg en lille undersøgelse om TEAM-samarbejde.

Her er et par udsagn fra undersøgelsen om, hvordan det påvirker gode medarbejdere, når der er den slags ting på spil på en arbejdsplads.

“Jeg føler mig sat tilbage i forhold til den udvikling, jeg har været igennem andre steder. Jeg føler, jeg spilder tiden, når folk kommer for sent, møder uforberedt op, ikke overholder aftaler, og vi derfor ikke når til nogen resultater.”

“Frustration blandet med vrede som ender i et dybt suk med ligegyldighed.”

“Knokler selv mere og det kan jo selvfølgelig blive for meget og så bliver jeg meget træt.”

På den ene side er det selvfølgelig godt for løsningen af opgaverne, at der dog er nogen i team’et, der overholder de forpligtelser, som team’et har aftalt med hinanden.

Men effekten af, at det er sådan, team’et fungerer, betyder at det er en alt, alt for høj pris, at team’et – og dermed arbejdspladsen som helhed – betaler.

Den slags tilstande med en vanskelig kollega i et team stjæler energi med arme og ben fra de opgaver, som team’et faktisk skal løse.

Og det giver en opgivenhed i team’et, som meget nemt kan sætte gang i en nedadgående spiral, der kan være meget vanskelig at stoppe eller blot bremse en lille smule.

Hvis først den nedadgående spiral er sat i gang, er det en kæmpe udfordring at ‘nulstille’ alle systemerne uden en eller anden form for ‘ydre’ hjælp.

 

Det er ikke helt nemt med en vanskelig kollega

Den ‘ydre’ hjælp kan have mange former … det kan i virkeligheden blot være et par små tiltag og handlinger, som én i team’et har lyst til at sætte i gang.

Men allerførst skal man selvfølgelig lige gøre op med sig selv, om hele situationen i team’et er SÅ belastende for én selv, at det sundeste valg ville være at flytte sig.

Altså at finde noget andet at bruge sit (arbejds)liv på.

Men jeg læser ikke i dit spørgsmål, at det er dér, du er, Malene :-)

Du kunne bare godt tænke dig at høre, om ikke jeg har en idé til, hvad man stiller op for at ændre på situationen.

I det her svar vil jeg derfor fokusere på de handlemuligheder, hver eneste ansatte eller medarbejder har for at kunne påvirke situationen … til det bedre selvfølgelig.

Men hvordan gør man det uden at blive vurderet på en negativ måde af de andre i team’et og en særligt vanskelig kollega?

Og hvordan får man overhovedet taget hul på den situation i et team af kolleger?

Der kan være 1.000 ting, der forhindrer én i at få gjort noget ved situationen … også selvom der tidligere HAR været sat gang i nogle forskellige tiltag for at løse situationen.

“Den her tilstand i team’et er anstrengende. Især fordi det er mig, der har følelsen af at stå med ansvaret, selvom det på papiret er en fælles opgave.”

“Det, der bekymrer mig meget, er, at selvom vi har talt om problemer og haft konsulenter inde til at hjælpe os med samarbejdet, kører folk bare i samme rille bagefter. Det lader ikke til, at de tager konsulent-værktøjerne til sig og benytter dem. Synes de er ‘tossede’ eller omstændige.”

“Det bekymrer mig, at vi igen skal til at arbejde med konfliktløsning i teamet, eller at vi igen bliver nødt til at afskedige en og ansætte en ny.”

“Jeg har svært ved at sige til mine kollegaer, at man synes, det bare ikke er i orden, man ikke overholder mødetider, aftaler m.m. Det skaber dårlig stemning. Og folk har altid gode forklaringer (undskyldninger). Jeg prøver at gribe ind (vi har prøvet med ordstyrerrollen, men det tager åbenbart tid at lære ikke at snakke i munden på hinanden) og summere op, hvad vi er nået frem til.”

Det er altså ikke bare lige sådan at gøre noget ved det.

Måske skal man lige have overvundet noget i sig selv, inden man får taget mod til sig. Og efter (alt for) lang tid får taget den her dybe indånding, som gør, at man endelig får handlet.

 

Her er hvad du SELV kan gøre

Mit fokus i det her svar til dig, Malene, er derfor på, hvad du SELV kan gøre for at ændre på situationen. UDEN at hverken de andre eller den vanskelige kollega behøver at blive taget med på råd og orienteret om, hvad det er, du har sat i gang.

De vil opdage det.

På den gode måde, altså :-)

Så hvis du kan forestille dig at skulle udføre lidt ‘undercover’ arbejde, så er det ikke helt galt.

Når jeg vælger dette fokus, så er det fordi, at jeg gerne vil give dig et par redskaber, som er 100% uafhængigt af, hvad andre giver ‘lov’ til.

Jeg vil først og fremmest fortælle dig om et helt enkelt mentalt greb, som giver en vidunderlig lethed i hele dit system. Når du altså har øvet dig på det og prøvet det et par gange.

Med sådan en lethed i systemet, kan du langt mere konstruktivt give den gas med de forandringer og forbedringer, du godt kunne tænke dig at få på banen.

Derefter vil jeg lære dig, hvordan du selv kan søge efter og finde de handlinger, du ALTID selv kan sætte i gang … og har kontrol over.

Uanset hvilken situation, du er landet i … og uanset om du har en vanskelig kollega.

Det lyder måske lidt vildt, at vi kan det.

Men det kan vi.

Og det er meget nemmere, end du måske i første omgang lige tror.

 

Acceptér at du har en vanskelig kollega :-)

Mit første redskab til dig er ACCEPT.

Har du nogensinde tænkt eller sagt noget i den her stil:

“Jeg ville ønske, at de andre i team’et også tog deres del af arbejdet.”

“Bare de dog kunne virke en lille smule mere interesserede i det, vi laver.”

“Jeg er ved at blive sindssyg af, at det altid er mig, der laver det hele.”

“Gid at ‘XX’ ikke var i vores team … så ville ALT gå meget nemmere.”

“Jeg kan simpelthen ikke få ind i mit hoved, at de andre ikke bare følger de regler, vi SELV har opstillet. Hvor svært kan det lige være? De driver mig til vanvid.”

Jeg har tænkt og sagt den slags.

Flere gange.

Og jeg har brugt VIRKELIG mange timer på tænke over, hvorfor det var sådan … og endnu flere timer på at være MEGA frustreret.

Det var ikke just nogen særlig sjov tilstand.

Faktisk led jeg under alle mine tanker.

Og det er præcis det, der sker, når vi ville ØNSKE, at noget var anderledes … og det bare ikke er det.

Når alle vores tanker om situationen er præget af ‘hvis BARE’-tanker, så lider vi.

Og når vi lider og tankerne kører rundt og rundt i de her baner, så er vi faktisk ikke særligt gode til at løse problemer og tænke nyt og konstruktivt.

Det bliver sådan set bare værre og værre.

 

Det er, hvad det er

Vejen ud af den her nedadgående spiral er at se situationen, som den er. Hverken værre eller bedre end den er … bare som den er.

Jeg har en vanskelig kollega.

DET ER, HVAD DET ER.

Og så acceptere at det er sådan, det ser ud.

Lige i øjeblikket i hvert fald.

At acceptere situationen, som den er, betyder på ingen måde, at vi så også lige pludselig er ganske tilfredse og fornøjede med den.

SLET ikke.

Men læg mærke til hvad der sker inde i hovedet af dig selv, når jeg omskriver sætningerne en lille smule, så de blot beskriver situationen, som den er.

“Jeg ville ønske, at de andre i team’et også tog deres del af arbejdet.”

(De andre i team’et tager ikke deres del af arbejdet.)

“Bare de dog kunne virke en lille smule mere interesserede i det, vi laver.”

(De andre er ikke interesserede i det, vi laver.)

“Jeg er ved at blive sindssyg af, at det altid er mig, der laver det hele.”

(Jeg laver det hele.)

“Gid at ‘XX’ ikke var i vores team … så ville ALT gå meget nemmere.”

(‘XX’ er i vores team.)

“Jeg kan simpelthen ikke få ind i mit hoved, at de andre ikke bare følger de regler, vi SELV har opstillet. Hvor svært kan det lige være? De driver mig til vanvid.”

(De andre følger ikke vores egne regler.)

Kan du mærke forskellen på sætningerne?

De oprindelige er fyldt med lidelse.

Og dem i parantes beskriver bare situationen.

 

Goodbye lidelse

Når vi tager lidelsen ud af ligningen, hjælper vi med det samme den del af vores hjerne, der er ansvarlig for alle de følelsesmæssige processer (amygdala), med at falde til ro.

Og når amygdala falder til ro, får vi igen fuld adgang til den ‘tænkende’ del af vores hjerne.

Så kan vi lige pludselig lægge to og to sammen, udtænke planer, lægge strategier, forbinde punkter og i det hele taget ‘tænke os om’.

Der er STOR forskel på at forsøge at løse problemer, alt efter om vi lider … eller accepterer situationen, som den er.

DET ER, HVAD DET ER.

Så kan vi meget nemmere tænke:

“OK, det er sådan, det ser ud … lige i øjeblikket. Men jeg tror, vi kan gøre det meget bedre. Og det vil jeg gerne arbejde for. Og jeg tænker, at vi kunne prøve at gøre det på den her måde til at starte med.”

 

Få indflydelse på en vanskelig kollega

Mit andet redskab til dig er INDFLYDELSESCIRKLEN.

Helt grundlæggende er der for os alle sammen ting, begivenheder og forhold, vi absolut ingen indflydelse har på.

Og så er der samtidig nogle ting, vi i ALTID selv har indflydelse på. Nogle gange kan vi bare ikke få øje på dem.

Det kan det her enkle redskab hjælpe dig med.

Vi har fx ingen indflydelse på vejret.

Men vi har jo i dén grad indflydelse på, hvordan vi reagerer på det og forholder os til det.

Du har sikkert hørt det her før:

“Der findes ikke dårligt vejr … kun forkert påklædning.”

Måske er du selv sådan én, der altid har en fiks, lille paraply i tasken, hvis nu det skulle blive regnvejr :-)

Alle de ting, vi tænker over og bekymrer os om … og som vi ikke har nogen indflydelse på, ligger i den røde cirkel.

I den grønne cirkel ligger alle de ting, vi HAR indflydelse på.

(Frit efter Stephen Covey’s 7 gode vaner.)

Men nogle gange kan det bare være SÅ overvældende at tænke på alt det, der bekymrer os og som vi ikke har nogen indflydelse på.

Og det kan være svært at slippe. Faktisk så meget at det nogle gange fylder mere end godt er i vores bevidsthed.

Jo mere vi tænker på alt det, vi ikke kan gøre noget ved, jo mere skrumper den grønne indflydelsescirkel ind. Og jo mere tror vi, at vi er helt lost og afmægtige.

Men det er vi ikke.

 

Altid en grøn cirkel i midten

Uanset hvor sort det ser ud og hvor stor den røde bekymringscirkel har vokset sig, så er der ALTID en grøn cirkel inde i midten.

Det kan godt være, at den ikke er så stor, men der er altid plads til os.

Herinde kan vi bevidst søge og lede efter de ting, vi rent faktisk har indflydelse på.

Det kan være små ting, vi i første omgang får øje på.

Men det gør ikke noget.

For alene det at fokusere på de ting, vi HAR indflydelse på – uanset hvor små de måtte være – sætter øjeblikkeligt en god proces i gang i os.

Og jo længere tid du bliver i indflydelsescirklen og fokuserer på alt det, du rent faktisk HAR indflydelse på, jo mere vil cirklen udvide sig.

Man kan også sige det på den måde, at du ØGER dine muligheder for at påvirke en utilfredsstillende situation til noget bedre, hver eneste gang du fokuserer på lige præcis de ting, du selv har 100% kontrol over.

Og har 100% indflydelse på.

Kunsten er selvfølgelig at øve sig på – hurtigt – at få sig flyttet over i den grønne indflydelsescirkel og fokusere på det, der ligger dér.

Og hvorfor skulle vi egentlig også vælge at blive i den røde cirkel, når der helt sikkert aldrig  kommer noget godt ud af det?

 

Sådan kan du bruge redskabet

Hvordan kan du så helt konkret bruge det her redskab?

1. Du tager simpelthen et stykke A4-papir (eller A3-papir) og tegner en stor cirkel med en mindre cirkel inden i … lidt à la den midterste figur i min illustration.
2. Og så vælger du en situation, du gerne vil ændre til noget bedre og giver situationen en passende overskrift.
3. I den store cirkel skriver du alle de ting ned, du ikke har nogen indflydelse på i forhold til situationen.
4. I den lille cirkel skriver du tilsvarende alle de ting ned, du HAR indflydelse på … uanset hvor små og ubetydelige, du i første omgang synes, de er.
5. Tænk ikke for meget over tingene … bare skriv.
6. Kig nu på hver enkelt ting, du har skrevet i den store cirkel og stil dig selv flg. spørgsmål ved hver eneste af de her ting: “Er der måske en enkelt (lillebitte) ting i det her, jeg faktisk HAR indflydelse på?” Og hvis der er (det er jo ikke sikkert … men måske), så skriver du den her (lillebitte) ting ind i den lille cirkel, hvor alt det, du HAR indflydelse på, står.
7. Herefter fokuserer du udelukkende på de ting, du HAR indflydelse på … og handler på dem.

 

God fornøjelse

Hvis du følger de her enkle syv trin, så er jeg sikker på, at du vil opleve, hvordan din indflydelsescirkel lige så stille udvider sig.

Og efterhånden som den gør dét, så er jeg sikker på, at du får nogle rigtig gode (og brugbare) idéer til, hvad du kan prøve af i dit team, Malene.

At have en vanskelig kollega behøver nemlig ikke nødvendigvis at være en permanent tilstand :-).

Jeg håber virkelig, at du har lyst til at prøve de her to redskaber af … ACCEPT og INDFLYDELSESCIRKLEN.

Held og lykke med dem.

 

Mange hilsner

SØREN

 

PS. Har DU også et spørgsmål, du gerne vil have mit svar på ligesom Malene, så klik på ‘knappen’ lige nedenunder :-).